4 tipy pro efektivní pracovní schůzky

4 tipy pro efektivní pracovní schůzky

Ondřej Kolda

Ondřej Kolda

Články autora

Podnikatelé, ale i vedoucí pracovníci musí během své kariéry vést mnoho a mnoho různých jednání. Někdy to jsou menší schůzky, jindy celopodnikové schůze, někdy také pracovní porady, a někdy jednání s klienty. Zkrátka je spousta druhů schůzek, které musí člověk absolvovat. Všem je asi jasné, že se bez takových schůzek žádná úspěšná společnost neobejde. Je nutné udržovat kontakty se zákazníky a klienty. Stejně tak je důležité hovořit s kolegy o pracovních strategiích a vizích. V mnoha případech se dopouštíme při jednání chyb, které schůze zbytečně protahují a nás okrádají o důležitý čas, ve kterém se můžeme věnovat něčemu jinému. Proto zmíníme několik častých chyb, kterým je dobré se vyvarovat. Když to zvládnete, budou vaše schůze krátké, ale efektivní.

1. Dostatečná příprava

 

Mnozí chybují v tom, že nejsou dostatečně připraveni. Je nutné vše včas naplánovat. Základem je, vytvořit podrobný program schůzky, který dáte k dispozici všem účastníkům. Nejlépe uděláte, když program rozešlete týden předem, aby se všichni pozvaní mohli důsledně připravit a nastudovat potřebné podklady, které pomohou k rychlému a plodnému řešení.

Zároveň nechte připravit další věci, které pomohou ke zdárnému průběhu celého setkání. Daleko snáze se bude o čemkoliv hovořit, když budete mít k dispozici prezentaci v PowerPointu. Lehčeji zdůrazníte některé věci a účastníci budou mít důležité body stále na očích. Důraz by měl být kladen i na zasedací pořádek, doplňkové informační materiály, ale i na drobné občerstvení.

Dělejte si také seznam, kam zaznamenáte stále se opakující požadavky. Mohou to být požadavky organizační, ale také materiální.

 

2. Každá schůze musí mít vedoucího

 

Kdyby setkání nikdo neřídil, zvrhlo by se pravděpodobně v bezduché překřikování nad hrnečky kávy. Je důležité, aby se zasedání zúčastnil vedoucí, který přednese svou řeč a následně bude moderovat případnou diskuzi. V ideálním případě by měl konferenci vést přímo podnikatel, nebo vedoucí pracovník, ale je možné, aby ho zastoupil asistent.

Základem je, aby vše šlo podle plánů. Vedoucí schůze by měl směrovat následnou diskuzi do správných oblastí. Může pokládat doplňující otázky, nebo naopak vhodně připomínat důležité body, které jsou opomíjené. Schopný vedoucí dokáže zasedání vést efektivně, takže trvá kratší dobu, ale výsledkem je spousta uzavřených témat a hodně získaných informací, které umožní další rozvoj.

 

3. Důležité věci nenechávejte nakonec

 

Na začátek je dobré zvolit nějaké méně konfliktní téma. Po krátkém úvodu však můžete pokračovat důležitým problémem. Účastníci jsou ještě pozorní, takže vás budou vnímat. Zároveň budou mít možnost na téma reagovat a promyslet si případné otázky, nebo navrhované řešení.

Nehledě na to, že není dobré končit ožehavými tématy. Pak jsou lidé zbytečně rozladění a otrávení. Když problematické téma nakousnete v první polovině konference, během následující diskuze se emoce rozptýlí a všichni budou odcházet v rámci možností spokojení.

 

4. Nezapomínejte na závěr a shrnutí

 

Jedná se o velice důležité kroky, bez kterých se jednání neobejde. Podtrhnou důležitost celého jednání, a shrnete tím důležité body, které byly diskutovány.

Dobrým krokem, je zaslat shrnutí celého zasedání všem zúčastněným v elektronické podobě. Sice by si každý měl dělat své poznámky, ale vždy se najde někdo, kdo to nebere zcela vážně a následně hodně věcí zapomene.

Je to laskavost, která často přináší nečekané výsledky. Shrnutí nejdůležitějších myšlenek doplněné o kroky, které z nich vyplývají, mohou být tím správným způsobem, jak předat informace, o kterých si myslíme, že jsou důležité. Mělo by to posloužit jako impuls pro zúčastněné k tomu, aby se vydali správným směrem. 

Ondřej Kolda

Ondřej Kolda

Články autora
Hledat
Tento web používá k poskytování služeb, analýze návštěvnosti a ochraně uživatelů soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Rozumím