Pokud děláte porady jako všichni ostatní, přicházíte o spoustu peněz. Změňte to

Pokud děláte porady jako všichni ostatní, přicházíte o spoustu peněz. Změňte to

Patrik Chlumecký

Patrik Chlumecký

Články autora

Manažeři v lepších společnostech tráví na poradách i více jak polovinu svého pracovního času. Tato závažná čísla se samozřejmě promítají do celkové produktivity strategického plánu firmy. Vedené porady jsou navíc v drtivé většině případů neefektivní a více jak třetina zaměstnanců na nich jen bezmyšlenkovitě sedí a do rozhovorů se nikterak nezapojují. Opravdu máte dostatek finančních prostředků na pořádání pravidelného diskuzního kroužku? Podle průzkumu si zaměstnanci stěžují, že většina porad je zkrátka k ničemu a nadřízení jim nic podstatného nepovědí. Nadřízení si zase stěžují na adresu zaměstnanců, že si z porad nic neodnášejí. Ať už je pravda nakloněná kterékoliv ze stran, obě dvě skupiny se z důvodu neefektivních porad nemohou věnovat své práci. Změňte to.

Kolik nás zbytečné porady stojí peněz?

 

V USA probíha asi 25 milionů porad denně. Je to ohromné číslo, na kterém se podílí enormní zástup tamních podniků. Více jak dvě třetiny probíhajících porad jsou pro společnosti zbytečné a navíc je okrádají o drahocenný čas, který by se mohl věnnovat produktivitě a pracovnímu nasazení. Ze statistik vyplívá, že korporace za porady vyhodí celkem 37 miliard dolarů ročně.

V Evropě se střední management zaobírá prezentacemi, plánováním a brainstormingem třetinu své pracovní doby. Vyšší management si na tyto aktivity ponechává celou polovinu. Řadový zaměstnanec pak přichází o čtyři hodiny týdně, ovšem jemu to nevadí, ten si udělá svou pomyslnou čárku. Vedení je spokojené jeho účastí a život jde dál.

 

Máme viníka neefektivních porad: multitasking

 

Udržet po celou dobu prezentace koncentraci je náročné zejména, pokud je porada nezáživná a monology příliš zdlouhavé. Přísedící se raději přehrabují v nových e-mailech, sledují zpravodajství v telefonu nebo je myšlenky zavedly úplně do jiných vod. Je opravdu mnoho věcí, které se dají na poradách provozovat. Problém se soustředěností má 92 % posluchačů, na vině je výhradně rétorik.

Řešení - připravte si svou řeč dopředu a zbytečně jí nenatahujte. Efektivní a přímé vysvětlení požadavků během 15 minut je mnohem lepší, než hodinové hovoření o nepodložených plánech společnosti. Zaměřte se výhradně na takový okruh věcí, který je podstatný a trvejte na jejich plnění pozdější kontrolou. Pokud se někdo nemůže zúčastnit porady, trvejte na videohovoru. Telefonický hovor je k multitaskingu jako stvořený.

 

Tabulky, čísla, procenta a kde je řečník?

 

V poslední době se velmi často setkáváme s problémem, kdy řečník namísto gestikulace a přímého napojení na posluchače využívá výhradně moderní technologie, tabulky, procenta a složité výpočty. Také se manažeři uchylují k suchému čtení svých vizí z papíru. Taková porada navyšuje nesoustředěnost a okrádá společnost o peníze.

Řešení - jde o složitější téma, kde se grafologii nevyhnete? Zašlete podkladové materiály svým podřízeným v předstihu, ať se s tématem trochu seznámí ještě před vstupem do poradové místnosti. Manažer se v takové chvíli musí proměnit v moderátora celé akce a snažit se o co největší pozornost. Tu si samozřejmě nezíská čtením podkladů z papíru. Buďte se svými posluchači v kontaktu, nechte je do porady vstupovat a zároveň je korigujte - pokud se téma trochu vychýlý z požadované osy.

  • Respektujte přesné začátky porad a trestejte pozdní příchody. Nezapomeňte, že největší koncentrace je v prvních 15 minutách. Co tedy v tomto časovém horizontu nestihnete říci, jako byste neřekli vůbec.

  • Pamatujte že na poradách se neřeší osobní problémy, ale kolektivní chod společnosti. Nezapomeňte rovněž přímo jmenovat skupiny či jednotlivce, kterých se zadání týká. Vyhněte se velkého českého nešvaru v podobě - někoho tím pověříme nebo to se po tom domluvte s těmi, co na tom dělají. Jmenujte, buďte konkrétní, neskákejte do řeči a snažte se navýšením efektivity porad ušetřit nemalé peníze své společnosti. 

Patrik Chlumecký

Patrik Chlumecký

Články autora
Hledat
Tento web používá k poskytování služeb, analýze návštěvnosti a ochraně uživatelů soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Rozumím